Vos messageries, vos documents SharePoint, vos conversations Teams sont chez Microsoft. Contrairement à une idée répandue, ils ne sont pas sauvegardés. Microsoft garantit la disponibilité de son service, pas la conservation de vos données : un e-mail supprimé, un site SharePoint effacé par erreur, un compte compromis qui vide une boîte, un rançongiciel qui chiffre des fichiers synchronisés, tout cela est votre responsabilité, et Microsoft l'écrit dans ses conditions de service. La corbeille et la rétention par défaut couvrent quelques semaines au mieux, et ne protègent pas d'une suppression volontaire.

La corbeille Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde.

Microsoft 365 dispose de mécanismes de récupération. Ils sont utiles, et il faut savoir ce qu'ils couvrent :

Messagerie Exchange

Un e-mail supprimé va dans « Éléments supprimés », puis, une fois ce dossier vidé, dans les éléments récupérables pendant 14 jours par défaut (30 jours au maximum si l'administrateur l'a configuré). Au-delà, il est définitivement perdu. Une boîte mail supprimée est conservée 30 jours, puis purgée.

SharePoint, Teams et OneDrive

Un fichier supprimé passe par une corbeille à deux niveaux, pour un total de 93 jours. Un site SharePoint ou une équipe Teams supprimés sont récupérables 93 jours. Ensuite, c'est définitif.

Historique des versions

Les versions précédentes d'un document sont conservées, en nombre limité, et permettent de revenir en arrière sur un fichier. Un rançongiciel qui chiffre un fichier crée une nouvelle version, chiffrée.

Restauration à une date antérieure

OneDrive et les bibliothèques SharePoint peuvent être ramenés à un état antérieur, jusqu'à 30 jours en arrière, bibliothèque par bibliothèque.

Stratégies de rétention

Elles imposent une durée de conservation, selon les licences détenues. C'est un outil de conformité, pas une sauvegarde : les données restent chez Microsoft, dans le même environnement, sous les mêmes comptes.

Ces durées sont celles de la plateforme. Elles sont identiques pour les licences Business Basic, Standard et Premium, comme pour les plans Enterprise E3 et E5 : monter en gamme n'allonge aucune corbeille. Premium, E3 et E5 ajoutent l'archivage Exchange, la conservation pour litige et des stratégies de rétention plus complètes, qui retiennent ce qui a été supprimé pour la durée que vous fixez. Cette conservation reste à l'intérieur de Microsoft et ne remplace pas une copie hors de la plateforme.

Face à une vraie sauvegarde, ces mécanismes ont quatre limites structurelles :

  • Les fenêtres sont courtes et fixes : 14, 30 ou 93 jours, puis suppression définitive. Une erreur découverte trois mois plus tard, un litige qui remonte à l'année dernière, une demande d'un ancien salarié ou d'un client : rien n'est récupérable.
  • Elles peuvent être vidées, par l'utilisateur lui-même, par un administrateur pressé, ou par un attaquant qui a obtenu un compte administrateur et efface les corbeilles avant de frapper.
  • Tout reste chez Microsoft. Un locataire compromis, un compte suspendu, une licence supprimée ou un incident de facturation, et l'accès aux données comme aux corbeilles disparaît en même temps. Il n'existe aucune copie ailleurs.
  • Pas de restauration d'ensemble : on récupère un élément à la fois, dans son emplacement d'origine, sans pouvoir remettre l'ensemble d'un service à un instant précis ni rechercher un contenu à travers toutes les boîtes et tous les sites.

Microsoft le dit lui-même dans son contrat de services : la disponibilité de la plateforme est de sa responsabilité, la conservation de vos données est de la vôtre. Une sauvegarde indépendante, hors de la plateforme, avec des rétentions longues et une restauration à la date de votre choix, est la réponse à cette responsabilité.

Ce que nous sauvegardons dans Microsoft 365.

Exchange Online

Toutes les boîtes mail, les boîtes partagées, les contacts, les calendriers et les tâches.

SharePoint Online

L'ensemble des sites et bibliothèques de documents de l'entreprise.

Teams

Les conversations d'équipe et les fichiers des canaux, qui reposent sur SharePoint.

OneDrive Entreprise

L'espace de travail personnel des collaborateurs rattaché à l'entreprise.

Nous ne sauvegardons pas les OneDrive personnels des utilisateurs, au sens des espaces privés hors du contrôle de l'entreprise : ce serait contraire au RGPD. Nous vous aidons en revanche à organiser vos données pour qu'elles vivent dans SharePoint, là où l'entreprise en maîtrise les droits et la conservation.

Vers un stockage privé, qui vous appartient.

La sauvegarde ne reste pas chez Microsoft : elle est copiée vers un stockage objet privé en datacenter européen, chiffré en transit et au repos, redondé entre plusieurs sites. Vos données ne dépendent plus d'un seul fournisseur. Si votre locataire Microsoft 365 est compromis, suspendu ou effacé, la sauvegarde reste accessible et restaurable.

Ce stockage peut être rendu immuable : pendant la durée de conservation, rien ne peut y être modifié ni supprimé, même avec des identifiants d'administrateur volés.

Une restauration granulaire.

Vous récupérez uniquement ce dont vous avez besoin :

  • un e-mail, une conversation, un contact ou un rendez-vous, retrouvé par recherche et remis dans la boîte d'origine ou exporté ;
  • un document ou une bibliothèque SharePoint entière, à une date donnée ;
  • une boîte mail complète, par exemple celle d'un collaborateur parti, à consulter ou à réattribuer ;
  • un site SharePoint ou une équipe Teams supprimés.

Rétention adaptée à vos obligations.

La conservation minimale est de 30 jours ; nous recommandons 120 jours, et davantage pour les activités soumises à des obligations de conservation de la correspondance ou des documents. Des archives annuelles peuvent être constituées. Le stockage nécessaire est dimensionné selon le nombre de comptes et le volume de SharePoint, et inclus dans le forfait.

Supervision quotidienne.

Chaque jour ouvré, nous contrôlons que la sauvegarde de chaque boîte et de chaque site a réussi. Un échec, une boîte nouvellement créée non couverte, un compte désactivé à archiver : tout est signalé et traité sans intervention de votre part.

Les bénéfices pour vous.

  • Vous reprenez la maîtrise de vos données hébergées chez Microsoft.
  • Une suppression, une erreur ou une attaque ne fait plus disparaître de mails ni de documents.
  • Les boîtes des collaborateurs partis sont conservées sans payer de licence.
  • Vous répondez à vos obligations de conservation, avec des preuves.
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Questions fréquentes.

Microsoft ne conserve-t-il pas déjà mes données supprimées ?

Pendant 14 à 93 jours selon le service, à condition que personne n'ait vidé les corbeilles, et toujours à l'intérieur du même environnement Microsoft. Ce n'est pas une sauvegarde : pas de copie externe, pas d'historique long, pas de protection contre un compte compromis. Le détail est dans la section « La corbeille Microsoft 365 n'est pas une sauvegarde » ci-dessus.

La sauvegarde ralentit-elle nos utilisateurs ?

Non. Elle s'exécute côté cloud, entre Microsoft 365 et notre stockage, sans agent sur les postes et sans impact sur l'usage quotidien.

Où sont mes données sauvegardées ?

Dans le datacenter d'un hébergeur souverain, entièrement implanté dans l'Union européenne et certifié ISO 27001, sur un stockage redondé et chiffré (TLS 1.2 ou 1.3 en transit, AES-256 au repos). Elles relèvent du droit européen.

Que faire des boîtes des collaborateurs qui partent ?

Nous les sauvegardons une dernière fois, puis vous pouvez libérer la licence Microsoft. La boîte reste consultable et restaurable depuis la sauvegarde pendant toute la durée de rétention choisie.

Votre sauvegarde est-elle vraiment restaurable ?

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